¿Alguna vez te has propuesto
hacer una tarea que habías calculado tener lista en una hora y has acabado
necesitando 4 horas?
¿Y al revés?
¿Has hecho frente a una tarea que
venías posponiendo y posponiendo porque se te hacía muy cuesta arriba y en
cuanto te has decidido y has ido a por ella la has tenido lista en 10 minutos?
En ocasiones nuestra habilidad
para estimar el tiempo nos juega malas pasadas, pero la cosa se complica mucho
más cuando nos enfrentamos a tareas completamente nuevas para nosotras.
Empezar cosas nuevas, ¿te suena?
Esa es una de las premisas de
cualquier mamá emprendedora: nos encontramos constantemente saliendo de nuestra
zona de confort y avanzando hacia lo desconocido.
Entonces, ¿qué podemos hacer
cuando iniciamos un nuevo proyecto?
La experiencia es un grado
Somos mejores estimando el tiempo
de cosas que nos son familiares, porque contamos con la experiencia adquirida.
Ten en cuenta situaciones pasadas
y el tiempo que realmente has acabado necesitando para actividades similares.
Si es la primera vez que vas a
hacer algo así, puedes preguntar a otras personas que ya hayan pasado por esto,
siempre podrán asesorarte sobre:
- Qué tipo de problemas suelen surgir.
- Cuánto tiempo les llevó.
- Cuál es la mejor forma de afrontarlo.
- Qué tipo de herramientas te pueden ser útiles.
- Posibles atajos.
- Etc.
Ten muy clara tu meta
Con una simple idea general de lo
que quieres hacer es muy fácil que te equivoques en tus estimaciones, cuanto más
abstractos sean tus planes, más le va a costar a tu cerebro hacer un cálculo
ajustado.
Si no tienes claros todos los
pasos que deberás seguir para conseguir tu objetivo, también es fácil que
calcules de forma equivocada el tiempo que necesitarás para llevarlo a cabo.
Haz una lista de todas las
actividades que deberás hacer y si es posible anótalas en sentido cronológico, teniendo en cuénta qué vas a necesitar tener hecho para pasar a lo siguiente.
También necesitas estar segura del
momento en el que la tarea se habrá completado, sino es imposible que puedas
hacer una buena estimación del tiempo.
El último paso de tu lista debe
ser ese momento en el que puedas decir “¡Bien hecho! ¡Terminé!”.
Pequeños bocados
Si tus proyectos son muy generales, es fácil que
te sientas abrumada y no sepas por dónde empezar.
Cuando ya tengas claras todas las tareas
de las que se compone, desglósalas con todo lujo de detalles.
Divide tus actividades en
mini-proyectos digeribles sobre los que tengas una percepción más real del
tiempo que necesitarás invertir en cada uno.
Diseñar un nuevo sitio web, por ejemplo, es un proyecto
complejo, implica cantidad de aspectos: adquirir un dominio, contratar un hosting,
escoger la plataforma con la que vas a trabajar, decidir el diseño, trabajar en
los aspectos técnicos, redactar el contenido…
Ir desgranando todas las tareas que serán necesarias en
todo el proceso te va a permitir hacer estimaciones más correctas.
Es importante que tengas en
cuenta factores como:
- La participación y los plazos de ejecución de terceras personas en las que hayas delegado tareas.
- Tiempo que tardarás en aprender a manejar un nuevo software.
- Posible formación que debas recibir.
- Otras tareas con fecha de vencimiento que coincida con el tiempo que quieres dedicar al proyecto.
- Reuniones o actividades familiares que ya tengas agendadas.
- Etc.
Cojín de tiempo
No te comprometas a hacer cosas
esperando que no surja ningún imprevisto ni contratiempo, las posibilidades de
que eso ocurra son bastante remotas.
Renuncia a ese falso optimismo.
Subestimar plazos puede
convertirse en una fuente de estrés, además de afectar a tu reputación y
transmitir una imagen de poca seriedad y escasa profesionalidad.
Por mucho que intentes planificar
y anticipar, debes tener en cuenta que hay factores que pueden escapar a tu
control.
Sé flexible en tu
estimación y añade un cojín de tiempo para imprevistos, interrupciones y
emergencias inesperadas. Si finalmente
no es necesario, vas a disponer de un tiempo extra para dedicarlo a lo que
quieras.
Neus Virgili
Maternidad a Tiempo Completo, Gestión del Tiempo y Desarrollo Personal
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