Cómo acabar con las montañas de papeleo que invaden tu escritorio

A veces cuesta una eternidad conseguir llegar hasta nuestra mesa de trabajo.   

Puede que los peques estén teniendo un día difícil y estén muy demandantes, o que hayas tardado más de lo esperado en hacer la compra de la semana…  Sea por el motivo que sea cada vez te encuentras con menos tiempo para dedicarte a trabajar.

Por fin llegas a tu escritorio y ¡oh, sorpresa! En lugar de una superficie de trabajo parece un almacén de papeles, notas y correspondencia.

¿Qué ocurre si en lugar de encontrarte con un escritorio ordenado listo para ponerte en marcha tienes que quitar primero de en medio montones de papeles acumulándose aquí y allá?

Imagen cortesía de Gualberto107/

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La mayoría de las personas no se sienten cómodas trabajando en espacios de trabajo desorganizados, así que lo más normal es que necesites ordenar un poco tu escritorio antes de centrarte en lo que realmente ibas a hacer.

Este tipo de distracciones afectan a nuestra productividad y nos hacen sentir incómodas, aumentando nuestro malestar y nuestra insatisfacción.

Pero la buena noticia es que con pequeñas pautas de organización podemos reconducir la situación y el papeleo, rápidamente.
 

Por norma general suele haber 3 cosas que puedes hacer con cualquier papel que encuentres en tu casa:

Tirar o reciclar

Folletos de propaganda que no nos interesan, cupones de descuento que ya caducaron, notas o recordatorios que ya vencieron…  No deberías tener problemas a la hora de descartar todo este tipo de papeleo obsoleto.

Conservar 

Habrá papeles que necesites guardar por motivos legales, información relativa a garantías de electrodomésticos, seguros médicos… 

Necesitas tener un espacio asignado para este tipo de documentos: un archivador con separadores para toda la información fiscal, almacenar las garantías junto al manual de uso del aparato, etc.

Es importante que tengas claro que los documentos que acaben archivados no deben cumplir la misma función que si los que has tirado a la basura, debe existir una diferencia real entre una cosa y la otra.  

Guardar las cosas para no volver a acordarte nunca más de ellas no tiene sentido.

Aunque soy de esas personas a las que les gusta TOCAR y sentir las cosas en sus manos, una muy buena opción para liberar espacio físico sería escanear toda esa documentación y almacenarla en un soporte digital.  

Dentro de esta categoría también puedes incluir todo el material de consulta que desees conservar para más adelante, por ejemplo.

Pero ojo con considerar que todo merece ser conservado, estás intentando hacer una limpieza productiva, no simplemente mover las cosas de lugar.  

Antes de buscar un sitio para guardarlo, pregúntate qué pasaría si no volvieras a encontrarlo nunca más… ¿absolutamente nada? Entonces su lugar no es un archivo sino la papelera.

Tomar acción 

Algunos documentos necesitarán que tomes una decisión o des algún paso más.  

Facturas que hay que pagar, recordatorios de cosas que tienes que hacer o comprar; formularios de inscripción a medio rellenar; una invitación que necesitas confirmar,  ideas que anotaste al vuelo para un próximo proyecto… 

Para todas aquellas cosas en las que sea necesario dar una respuesta, deberás determinar su urgencia y su importancia antes de establecer una prioridad y marcarte una fecha para tomar acción.

Si no prestas atención a todo lo que acaba encima de tu escritorio, es posible que acabes considerando que todo es igual de importante.

En lugar de atacar las cosas en función del momento en el que te llaman la atención, puedes plantearte lo siguiente:

•  ¿Qué importancia tiene esta tarea en relación con todo lo demás que también tienes que hacer?

• ¿Podría encargarse otra persona de esto con las indicaciones apropiadas?

En tu mesa de trabajo sólo deben quedar lo que utilices a diario, el resto de cosas deben tener un lugar asignado y cada cosa debe estar en su lugar.

Así será mucho más fácil todo, incluso sacar el polvo.

Si no puedes gestionar todo el papeleo de forma inmediata, puede resultarte útil disponer de una bandeja o una caja en la que colocar todos los documentos que lleguen a tu mesa de trabajo, para tenerlos localizables hasta que puedas clasificarlos correctamente.

Estas simples rutinas te ayudarán a reducir drásticamente las distracciones visuales, evitar colapsos mentales innecesarios y mantener al día toda la documentación. 

Neus Virgili

ExplorandoLaMaternidad.com

Maternidad a Tiempo Completo, Gestión del Tiempo y Desarrollo Personal